Lorsque vous avez une entreprise de 20 employés, par exemple, il est simple d’en embaucher un de plus, mais doubler votre effectif du jour au lendemain est un changement important.
Souvent, c’est le plus grand changement qui occupe nos pensées. Vous voyez-vous avec des employés ou avez-vous peur de développer votre entreprise à ce point ?
Quelques suggestions pour vous aider à prendre votre décision de recruter un assistant administratif
Tenez un journal détaillé pendant quelques semaines. Combien de temps passez-vous à faire des tâches qui pourraient être effectuées par quelqu’un d’autre ? À combien estimez-vous le coût horaire de votre travail et quelles sont les formalités administratives que vous êtes le seul à pouvoir effectuer ? Quelles sont les activités clés qui font votre succès ? De combien votre revenu pourrait-il augmenter si vous pouviez consacrer plus d’heures aux tâches qui sont essentielles à votre entreprise et que vous ne pouvez pas déléguer ?
La comptabilité est un exemple qui peut être appliqué à la plupart des entreprises. Disons que vous avez une petite entreprise et que vous faites votre comptabilité.
Si vous devez vous charger vous-même de certains aspects de la comptabilité (de l’analyse des coûts à la tarification, en passant par l’émission de chèques et éventuellement les dépôts bancaires, etc.), vous pouvez faire appel à un comptable pour tenir les livres et préparer les déclarations fiscales à l’intention de l’administration fiscale compétente.
Un service de comptabilité vous coûtera de l’argent, mais vous devez faire le calcul, il faudra au comptable 1 heure pour faire ce qu’il vous faudra 3 heures pour faire, il s’agit de faire les comptes et de voir si vos 3 heures sont plus chères que l’heure du comptable, probablement pas.
Une autre possibilité est d’avoir un assistant à temps partiel ou un assistant virtuel qui peut préparer les chiffres et tout transmettre une fois par mois au comptable pour qu’il vérifie et fasse l’apurement fiscal.
En outre, cet assistant peut également s’occuper de nombreuses autres tâches administratives qui vous font perdre du temps et vous éloignent des tâches essentielles de l’entreprise, celles qui vous font grandir.
En règle générale, si vous passez 20 à 30 % de votre temps à effectuer des tâches qui pourraient très bien être réalisées par quelqu’un d’autre, vous gaspillez de l’argent, il est temps d’engager un assistant.
La comptabilité n’est qu’un exemple, mais il existe de très nombreuses activités dans notre travail quotidien qui ne nous conviennent pas, qui nous empêchent de faire notre travail principal et, franchement, qui sont souvent des tâches que d’autres personnes peuvent faire bien mieux que nous.
Conclusions
Parfois, nous nous sentons à l’aise dans ces tâches simples et nous ne voulons pas nous en débarrasser car, d’une certaine manière, elles nous donnent le sentiment d’avoir « accompli la tâche ».
Toutefois, si vous avez pour objectif de développer votre entreprise, vous n’y parviendrez pas si vous continuez à consacrer votre temps à des tâches que vous pourriez très bien confier à un assistant.
