Peu importe ce que vous faites ou l’endroit où vous travaillez, tout le monde cherche des moyens d’être plus productif au travail. Mais des quantités excessives de caféine et le fait de faire des listes ne vous permettront pas d’atteindre les niveaux de productivité maximums aujourd’hui.
Alors, pourquoi sommes-nous tous si obsédés par la productivité ? C’est probablement parce qu’à l’ère du numérique, il est plus difficile de rester concentré sur une tâche et d’éviter les distractions que de travailler réellement. Sans compter que le sentiment d’une journée de travail productive est quelque peu euphorique.
Cette recherche d’une journée de travail plus productive a conduit à une certaine idée fausse de ce qu’est réellement la productivité. Et c’est beaucoup plus que de cocher des tâches sur votre To do list (liste de taches).
Les personnes réellement productives ne se concentrent pas sur l’accomplissement de plus de tâches ; c’est en fait le contraire de la productivité. Si vous voulez vraiment être productif, vous devez vous efforcer de faire moins de choses.
Quelles sont les moyens d’être Productif ?
Pour découvrir le secret d’une journée de travail plus productive, j’ai parlé avec des experts dans la gestion de projet et en productivité. Ils m’ont tous donné un excellent aperçu de ce qu’est la productivité.
Faites de la place pour une productivité accrue en mettant ces habitudes en jeu :
1. Réduisez votre liste de tâches de moitié.
Faire des choses pendant votre journée de travail ne devrait pas signifier que vous devez en faire autant que possible pendant les huit heures sanctionnées. Avez-vous vraiment besoin de ces 30 tâches sur votre liste de choses à faire ? Adoptez une approche moins axée sur les tâches à accomplir en vous concentrant uniquement sur celles qui sont importantes. Se donner un objectif sera plus rentable que de se donner des tachés à faire.
2. Faites plus de pauses.
La douleur dans votre cerveau après plusieurs longues heures de travail devrait vous inciter à faire une pause. Puisque votre cerveau a épuisé son glucose, accordez-vous un moment pour vous rafraîchir en faisant une promenade, en prenant un déjeuner ou une collation, ou simplement en méditant. Vous reviendrez rechargé et prêt à atteindre une plus grande efficacité. Votre cerveau est une machine, il est comparable à une voiture, sans carburant vous n’avancez plus.
3. Suivez la règle des 80/20.
Seuls 20 % de ce que vous faites chaque jour produisent 80 % de vos résultats. Éliminez les choses qui n’ont pas d’importance pendant votre journée de travail. Elles ont un effet minimal sur votre productivité globale. Par exemple, décomposez votre prochain projet en plusieurs étapes et supprimez systématiquement des tâches jusqu’à ce que vous obteniez les 20 % qui produisent 80 % des résultats.
4. Productif le matin, concentrer sur vous-même.
Commencer sa matinée en consultant son courrier électronique et son calendrier est une perte de productivité considérable. Il s’agit d’une habitude de la majorité des personnes mais cela est totalement contre productif. Cela permet aux autres de vous dicter ce que vous devez accomplir. Commencez bien la journée en ignorant vos e-mails le matin et en prenant un bon petit déjeuner, en lisant les nouvelles, en méditant ou en faisant de l’exercice. Cela vous permettra de disposer du carburant nécessaire pour une journée productive.
5. Abordez vos tâches difficiles avant le déjeuner.
Mettez fin à vos tâches les plus difficiles lorsque votre cerveau est frais. Si vous avez un travail ou des réunions très chargés, gardez-les pour l’après-midi. En programmant votre journée de cette façon, vous pourrez créer une nouvelle façon plus productive de gérer votre temps.
6. Améliorez votre étiquette en matière de courrier électronique.
Le courrier électronique est un tueur de productivité et, généralement, une distraction pour des tâches qui comptent vraiment. Ne tombez pas dans ce piège de la productivité. Par exemple, les gens copient souvent plusieurs personnes sur leurs courriels pour ne pas avoir à s’en occuper, mais c’est un signe de paresse et cela distrait en fait tout le monde en créant du bruit contre les tâches qu’ils essaient d’accomplir. Encore une chose contre productif qui vous fera perdre du temps et de l’énergie pour être productif dans le travail. Il se peut tout de même que les personnes en CC soit légitimes dans ce cas il y a un règle à suivre.
En règle générale, si vous recevez un courriel dans lequel plusieurs personnes sont CC, faites une faveur à tout le monde en les CC sur votre réponse. Si votre chaîne de courriels va au-delà de deux réponses, il est temps de décrocher le téléphone.
8. Créez un système pour être Productif dans le Travail.
Vous avez probablement développé quelques habitudes qui nuisent à la productivité au fil des années. Gérez vos habitudes de distraction en créant un système. Pour ceux d’entre vous qui consultent leurs e-mails de manière compulsive, prévoyez un créneau horaire le matin, l’après-midi et le soir pour gérer votre boîte de réception, cela sera une première étape. Sinon, vous serez distrait de la réalisation d’objectifs plus importants tout au long de la journée. C’est pareil pour les distraction divertissante que sont les réseaux sociaux ou encore les vidéos sur YouTube, donner vous un créneau par exemple en fin de journée ou vous allez vous détendre en vous faisant plaisir mais ne vous laissez pas distraire par les notifications de ses applications. Elles sont créées justement pour vous faire perdre du temps et vous faire crawl en continu !
9. Cessez de confondre productivité et paresse.
Bien que personne n’aime l’admettre, la paresse pure et simple est le principal facteur de perte de productivité. En fait, un certain nombre de méthodes dites de gain de temps. Prendre des réunions et des courriels par exemple. Concentrez-vous sur les choses qui comptent le plus, de la manière la plus efficace possible.
10. Cessez de faire du multitâche.
Arrêtez d’essayer de faire 10 choses à la fois ! Changer de tâches plus de 10 fois par jour fait baisser votre productivité dans le travail. Faites les choses plus efficacement en vous concentrant sur une tâche à la fois.
Moins, c’est plus lorsqu’il s’agit d’être productif pendant la journée de travail. Tenez-vous en à l’essentiel pour atteindre la productivité.
11. Avoir un espace de travail épuré pour être productif.
Que vous travailler une activité artisanal, une activité de commerçante, de vente ou de création ou encore un job sur internet. Avoir un espace de travail épuré pour être production dans le travail est la meilleure chose que vous puissiez faire pour votre esprit et votre concentration. Pour cela limité les choses sur votre plan de travail pour ne pas vous encombrer l’esprit.
Comment Faire une Bonne To Do List ?
Une idée qui peut s’avérer contre productif mais pas seulement ! Je l’ai mentionné juste avant, avoir une To Do List pour les taches de la journée à accompagne est une fausse bonne idée. Mais vous allez pouvoir avoir une To Do List pour les objectifs de la semaine par exemple ou du mois. Cela est totalement différent, la force mental mise dans la To Do List n’est pas la même. D’un coté vous avez une liste de taches à suivre rigoureusement avec une deadline, cela est très frustrant. De l’autre vous allez avoir une liste avec des objectifs à atteindre. (Augmenter le taux d’ouverture des emails, renforcer notre présence sur les réseaux sociaux, améliorer la digitalisation de l’entreprise… etc.)
Bonus : Voici un Exemple de To Do List à Imprimer
