Il faut avouer que la gestion de l’intérim dans une entreprise est une tâche qui peut être très chronophage. De plus, il y a beaucoup de documents à éditer et à échanger entre l’entreprise utilisatrice, l’entreprise de travail temporaire et l’intérimaire. Et tous ces documents doivent tous être conformes. En effet, ils doivent tous respecter les réglementations juridiques qui peuvent être contraignantes puisqu’elles peuvent changer d’un jour à l’autre. Pour toutes ces raisons, il est indispensable de savoir optimiser sa gestion de l’intérim, notamment en utilisant des solutions numériques et innovantes. C’est le meilleur moyen de gagner du temps, et d’éviter de nombreux maux de tête. Pour simplifier votre gestion de l’intérim en entreprise, découvrez ci-dessous les meilleures solutions pour optimiser tous les processus.
Choisir des solutions adaptées
Pour commencer, avant de choisir un logiciel de gestion de l’intérim, il faut d’abord définir vos objectifs et vos besoins. Multiplier les solutions numériques ne sert à rien si les outils que vous utilisez ne sont pas adaptés à votre entreprise. Vous allez donc devoir réfléchir en amont sur les processus à mettre en place pour choisir un outil qui répondra réellement à vos besoins. Le besoin principal est évidemment de rendre les échanges plus fluides entre les 3 acteurs impliqués dans la relation d’intérim.
D’autant plus que vous avez certainement besoin de vos intérimaires dans une situation urgente. Ainsi, vous devez voir la sélection de votre logiciel pour optimiser la gestion de l’intérim comme un véritable projet. Les grandes entreprises font souvent appel à des cabinets spécialisés pour profiter d’une assistance à maîtrise d’ouvrage. Cela peut être une excellente alternative pour gagner du temps sur les phases d’analyse des besoins ou d’études des process.
Utiliser un outil innovant pour tout automatiser
Si vous voulez optimiser la gestion de l’intérim dans votre entreprise, la maîtrise des coûts sera également un point essentiel. Pendant le processus d’engagement, il faut définir une dépense maximale. En effet, bien trop souvent, l’intérim semble être une dépense mal contrôlée. Avec un logiciel de gestion de l’intérim adapté à vos besoins, vous aurez une visibilité en direct sur les dépenses intérim en cours sur 5 points : le coefficient, la gestion des factures, la conformité de la facturation, le référencement des fournisseurs et le circuit d’approbation.
Piloter sa gestion d’intérim en direct
Actuellement, il est possible de piloter sa gestion d’intérim en temps réel, notamment grâce à la Business Intelligence (BI). Ce terme regroupe les technologies qui permettent de mettre en place des systèmes d’aide à la décision basés sur l’analyse des données. Effectivement, la BI permet une analyse du système en direct. Autrement dit, en un clin d’œil, la société peut voir toutes ses dépenses d’intérim sur un seul dashboard. L’entreprise peut aussi rentrer dans le détail d’une facture si elle le souhaite.
En choisissant les bons KPI (Key Performance Indicators), vous pouvez optimiser la gestion de votre intérim très facilement et très rapidement. Tout sera plus simple, et vous aurez une vision générale et plus précise pour contrôler et rectifier les processus pour réduire les coûts. Grâce à une pré-analyse des données, la BI vous permet enfin de prendre les meilleures décisions au meilleur moment.
